PEFC-Handbuch, für alle Teilnehmer gültig (Vers. 3-2, gültig seit 30.06.2021)
Das Handbuch enthält die für Sie relevanten PEFC-Anforderungen und detaillierte Arbeitsanweisungen. Es wird ergänzt durch einen individuellen Teilnehmer-Anhang, in dem Ihre unternehmensspezifischen Daten und Regelungen erfasst sind. Dieser wird bzw. wurde Ihnen von der Gruppenleitung zur Verfügung gestellt.
Ordnerstruktur und Liste der zertifizierungsrelevanten Dokumente (V1-1)
Die PEFC-Zertifizierung erfordert eine gute Dokumentenverwaltung. Egal, ob digital oder in Papierform, spätestens bei den Audits müssen die Dokumente auffindbar sein. Wir empfehlen zur Verwaltung der Dokumente diese Ordnerstruktur.
Checkliste zur Abwicklung eines PEFC-Auftrags (V1-2)
„Das Handbuch auf einer Seite!“
Neben der Word-Vorlage gibt es die Checkliste PEFC-Auftrag als pdf.
Zur Überprüfung von PEFC-Zertifikaten Ihrer Lieferanten nutzen Sie bitte die internationale Datenbank unter http://www.pefc.org/find-certified/certified-certificates. Allerdings ist diese in Teilen nicht vollständig (z. B. fehlen die meisten deutschen Waldzertifikate).
Die deutschen PEFC-Zertifikatshalter werden in den sogenannten „StatZert“-Tabellen gelistet. Diese stellt PEFC Deutschland zum Download zur Verfügung: https://pefc.de/intern/login Sie müssen sich nicht im internen Bereich einloggen. Die Datei ist in der Infobox „StatZert“ am rechten unteren Bildschirmrand platziert. Die Aktualisierung erfolgt monatlich.
Um die Excel-Datei zu öffnen, geben Sie bitte das Passwort nach folgendem Schema ein: [Monat als Zahl]StatZert[Jahr]!
Beispielsweise für August 2020 also: 08StatZert2020!
Liste zur Erfassung der PEFC-zertifizierten Lieferanten (V1-0)
Die Zertifizierungen der Lieferanten müssen dokumentiert werden. Dies ist eine Blanko-Vorlage inkl. Angaben zu den Eckdaten der PEFC-Zertifikate. Von den Lieferanten müssen Zertifikatskopien vorliegen. Diese müssen auf Gültigkeit geprüft werden, über die PEFC-Datenbank (http://www.pefc.org/find-certified/certified-certificates) oder die StatZert-Tabellen von PEFC-Deutschland (zu finden hier im Kundenportal).
Liste zur Erfassung der Dienstleister für PEFC-zertifizierungsrelevante (Teil-) Prozesse (V2-0)
Werden materialflussrelevante (Teil-) Prozesse an externe Dienstleister vergeben, muss dies erfasst und an die Gruppenleitung gemeldet werden. Dazu dient diese Vorlage.
Vereinbarung mit Dienstleistern für PEFC-Aufträge bei Outsourcing von zertifizierungsrelevanten (Teil-) Prozessen (V1-2)
Werden materialflussrelevante (Teil-) Prozesse an externe Dienstleister vergeben, muss dies mit einer Outsourcing-Vereinbarung geregelt werden.
Vorlage Lieferantenanschreiben Holzarten und -herkünfte (V1-1)
Zur Erfüllung des PEFC-Sorgfaltspflichtsystems bzgl. umstrittener Holzquellen muss sichergestellt werden, dass (bei Bedarf) Zugang zu Informationen über Holzarten und Holzherkünften in den verwendeten Produkten und Materialien besteht. Wenn die Lieferanten die Angaben zu Holzarten und Holzherkünften nicht auf anderem Wege bekannt machen (z. B. auf Rechnungen), muss eine Lieferantenbestätigung vorliegen, wofür diese Vorlage verwendet werden kann.